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Working remotely is the new black: come lavorare (smart) ottimizzando tempi, spazi e strumenti

La Rubrica WorkSmart è curata Filippo Giustini, Consulente Branding & Strategist, fondatore di Marketing Toys e Federica Bonadie, Brand Ambassador di WomenX Impact e Contributor di Marketing Toys.

Se c’è un concetto che questo 2020 (e questa pandemia) ha sdoganato, sicuramente è quello di “smart working”, che per la maggior parte delle persone ha significato semplicemente lavorare da casa.

Ma è davvero così smart lavorare da casa? Dipende.

Innanzitutto lavorare da un luogo che non è il nostro ufficio – per chi è abituato ad avere un luogo fisico fatto di mura, scrivanie e colleghi – può disorientare molto ed essere inizialmente tutt’altro che produttivo.

Serve innanzitutto organizzazione del tempo, capacità di assegnare priorità ai propri compiti giornalieri o settimanali ed una buona conoscenza degli strumenti digitali che consentono di ottimizzare lo svolgimento del lavoro da remoto, ovunque voi siate.

Organizzazione del tempo

Nel momento in cui ci troviamo a dover gestire interamente la nostra giornata lavorativa, dobbiamo avere disciplina e ordine. Lavorare da casa – o da un’altra location casuale che non sia quella tradizionale – richiede una buona capacità di organizzare il proprio tempo lavorativo e libero, per poter riuscire a trovare il corretto equilibrio giornaliero e settimanale senza arrivare ad un burn out.

Più di 15 anni fa, quando iniziai la mia attività di consulente indipendente non fu banale organizzare le proprie giornate da casa (dove all’epoca avevo il mio ufficio). Il tempo dedicato al lavoro veniva contaminato dalla vita privata, e viceversa. Se poi abbiamo la fortuna di fare anche un lavoro che ci piace, questa condizione può portare a sottovalutare il tempo che li dedichiamo. Servono invece delle regole, dei momenti, degli stop.

Il nostro tempo è prezioso, preziosissimo. Dedicarlo in maniera ininterrotta a qualsiasi attività senza porvi confini non rappresenta una modalità di lavoro sostenibile nel lungo periodo, neanche se ci piace quello che facciamo.

Priorità e gestione delle mansioni

Riuscire ad analizzare la mole di lavoro che abbiamo davanti, le risorse in termini di tempo ed energie ed assegnare delle priorità ai vari compiti di lavoro è fondamentale per poter permetterci di svolgere serenamente il nostro lavoro.

Diventa fondamentale riuscire a capire il carico di lavoro che ci aspetta durante la settimana e distribuirlo in compiti giornalieri, per poter iniziare gradualmente a svolgerlo. Spesso si sottovaluta questo aspetto, siamo distratti continuamente da email che arrivano, ci fermiamo e ci dedichiamo continuamente ad una nuova cosa.

Questo non ci porta da nessuna parte: serve ancora disciplina. C’è il momento per leggere il messaggio Whatsapp, quello per leggere l’email o l’approfondimento di un articolo sul web.

Conosco colleghi che leggono l’e-mail una volta al giorno, disattivano le notifiche Whatsapp e tolgono la suoneria durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Ognuno deve riuscire a trovare il modo migliore per poter portare a termine i compiti giornalieri e riuscire a consegnare i lavori secondo le scadenze prefissate.

Strumenti e risorse

Gli strumenti che oggi abbiamo a disposizione per svolgere il lavoro da remoto sono tantissimi, spesso però quello che manca è la comunicazione, ovvero concordare anticipatamente con colleghi, fornitori o clienti quale modalità di lavoro e quali strumenti andremo ad utilizzare.

Se stiamo lavorando a più mani su un documento, dobbiamo concordare se farlo sul cloud (Google Drive ad esempio) o inviarcelo fisicamente e quindi attendere le modifiche di ognuno.

Se abbiamo fissato una call per dopodomani, dobbiamo accordarci se la faremo su Skype, al telefono o su Meet.

La parte più complessa del lavorare da remoto è riuscire ad organizzare tempo e le mansioni da svolgere, gli strumenti sono una conseguenza, sono appunto strumentali per lo svolgimento di quello che andremo a fare.

Lavorare da remoto in Italia

Conosco molte persone che, nonostante la buona volontà e le ottime capacità organizzative, si trovano molto in difficoltà a lavorare da casa perché le aziende di cui sono dipendenti hanno semplicemente “traslato” le attività che svolgevano in azienda a casa, adottando un approccio molto rigido che non ha permesso di poter lavorare proficuamente da remoto.

Non basta semplicemente sostituire un incontro con una call su Zoom, si tratta di ripensare completamente la giornata lavorativa che prima era scandita da momenti aziendali ben identificati, mentre adesso questi “momenti” sono sfumati e spesso non esistono più.

Lavorare da remoto, almeno che non si sia scelto e praticato da anni, risulta molto complesso. Pensiamo alle attività scolastiche, alla didattica a distanza appunto.

Una lezione fisica in classe non è automaticamente sostituibile da ore ed ore di video lezioni da casa. Non è così.

Lo stesso il lavorare da casa non può essere scandito dai ritmi aziendali di quando fisicamente eravamo in ufficio. Il lavorare da remoto, da casa, o da qualsiasi altra luogo significa – dovrebbe significare – libertà e responsabilità.

Libertà e responsabilità

Libertà si ha quando il lavoro è organizzato in mansioni, obiettivi e scadenze e quindi non semplicemente misurato dal tempo che li dedichiamo. Io potrei avere più esperienza o pratica ed arrivare all’obiettivo in meno tempo di un’altra persona, ad esempio. Dobbiamo quindi misurare i risultati e gli obiettivi raggiunti e non il tempo che stiamo seduti davanti a uno schermo.

Si può parlare di responsabilità quando entrambe le parti, azienda e lavoratori, vivono questo rapporto a distanza in modo serio, basandosi sulla fiducia reciproca.

Nel 2015 nell’azienda Virgin, il suo fondatore Richard Branson ha annunciato una nuova policy lavorativa.

I dipendenti della multinazionale britannica furono infatti lasciati liberi di prendere tutte le ferie che volevano, in qualsiasi momento dell’anno, a condizione di non compromettere i progetti a cui stavano lavorando, rispettando scadenze ed obbiettivi.

Come ha dichiarato lo stesso Branson: “Non abbiamo più un orario di lavoro dalle 9 alle 5, e quindi non ci serve neppure una policy per le vacanze. Il lavoro flessibile ha rivoluzionato come, dove e quando svolgiamo le nostre mansioni. Perciò, se lavorare dalle 9 alle 5 non esiste più, perché dovremmo avere linee rigide annuali per le vacanze? Starà al dipendente decidere se e quando ritiene di prendersi qualche ora, un giorno, una settimana o un mese libero».

Tutti da casa?

Quindi è tutto oro quello che luccica riguardo a questo fantastico mondo dello smart working? Dipende.

Grandi aziende, come la stessa Microsoft, stanno sperimentando da più di 10 anni in Italia forme miste di lavoro: fisico e da remoto, permettendo ai dipendenti di utilizzare gli spazi aziendali se necessario (per riunioni con i colleghi) o i potenti (e spesso gratuiti) strumenti di lavoro a distanza, o entrambi.

Un lavoro svolto completamente a distanza con riunioni fatte via Zoom, dialoghi con persone solo via Whatsapp o email, possono privare la vita lavorativa di una componente sociale spesso fondamentale per creare team affiatati ed un clima maggiormente produttivo e stimolante.

Non credo che possa esistere la ricetta ideale, certamente responsabilità, libertà e fiducia dovrebbero rappresentare il punto di partenza per qualsiasi trasformazione aziendale, che possa garantire una crescita ed una soddisfazione reciproca.

Mi auguro che questo drammatico momento ci permetta di migliorare anche nella gestione del lavoro.

Buon lavoro (smart) da qualsiasi posto decidiate di lavorare!

Filippo Giustini

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